Beneficios de la Gestiòn Documental

-Permite establecer un espacio que es compartido entre la empresa y el cliente.


-incrementa considerablemente el valor informativo de la empresa.


-Evita que se dupliquen las tareas como tambièn los tiempos que se tarda en la búsqueda de la información interna de la organización.


-También incrementa la calidad de servicio y la productividad dentro de la empresa.

Etapas de la Gestiòn Documental

Creaciòn:

procedimientos planificados y documentados,que determinen su identificaciòn,formato y características.

Mantenimiento:

requisitos que permitan mantener la integridad,técnica,estructural y relacional.

Difusiòn:

requisitos para el acceso,consulta,recuperación.

Administración:

administrar todas las operaciones relativas a los documentos.

Ventajas

Gestion y control efectivo

:sencillez rapidez y ahorro de una forma sencilla,La organizaciòn tiene acceso instantaneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio,con las ventajas añadidas de la eliminaciòn de desplazamiento,reducciòn de tiempo de consultas y tareas de archivo.

Uso Racional de los Recursos:

 la gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.

Productividad y Valor Añadido:

una gestión,ademàs de ahorro de costos,genera una productividad,originarios por el ràpido acceso a la informaciòn dentro de la organizaciòn y su posterior distribución,sin necesidad de trasladar los documentos.

Sistema de Gestión de Documentos electrónico

Es un sistema computarizado,un conjunto de programas,utilizado para rastrear y almacenar documentos elèctronicos o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.el término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administraciòn de contenido coorporativo y relacionado con el termino Digital Asset Managements.

El SGD

Es un sistema computarizado,un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónico o/ imágenes de documentos.

Características

1) Los Principios que inspiran el sistema de gestión documental municipal

2) Las Ventajas.la aplicación del SGD en la organización

3) Las Políticas

4)Los Recursos

5) Los procesos del Sistema de Gestión documental

Importancia

Es importante tener un sistema de gestión documental,ya que nos muestran que es un beneficio importante en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados, es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes.en estos casos,es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organizaciòn de sus documentos.

Hoy en dia casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentaciòn con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la informaciòn.

Sistema de Gestión Documental

Concepto: es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos,determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, programa de gestion de bases de datos que disponen de una tecnologia idònea .